Por estos días, estamos en apuros con las declaraciones de impuestos, y es muy común que nosotros, los Contadores Públicos, para efectos de disminuir un impuesto de renta (por ejemplo), incurrimos en lo siguiente:
- En el trascurso del año gravable acostumbramos colocarle a nuestro módulo de facturación que liquide las distintas retenciones a título de anticipo, y efectivamente, nuestro módulo de facturación cumple con esta función.
- Al cierre del año gravable, tenemos por ejemplo, $50.000.000 en la cuenta de anticipo de impuestos - retenciones en la fuente (por decir alguno), y al llegar el mes (normalmente Abril del año siguiente) donde debemos presentar la declaración de renta tenemos $40.000.000 certificados y estamos en duda que hacer con los $10.000.000 restantes.
- La decisión más rápida es incluirlos y luego terminar de pedirlos con el problema que la mayoría de las veces NO cuadran con el valor descontado y en otras exceden el valor descontado y no hay poder humano de conseguir los que nos falten, entonces, dejamos a la eventualidad el hecho que trascurran los 2 años y nuestra declaración quede en firme.
- También, se acostumbra a colocar la factura que origina la retención, cuando el certificado no llega (según el parágrafo 1 del Artículo 381 del E.T.) pero hay que tener en cuenta que debe llevar los mismos requisitos que exige el artículo 381 en comento.
- Si dentro de los 2 años hay alguna revisión de parte de la DIAN, nos vamos a ver en apuros para cumplir con el valor solicitado como descuento y lo más seguro es que nos reliquiden nuestra declaración privada, más la sanción e intereses respectivos.
Por eso, a título de recomendación personal sugiero 2 cosas:
- La primera, es que si cumplimos los requisitos exigidos por la normatividad para ser clasificados como autoretenedores en la fuente, pues solicitarlo y evitamos el problema de tener que cuadrar certificados con los clientes (ver Resolución 7683 de Agosto de 2.010).
- La segunda, es quitarle la opción al módulo de facturación para que no tome como anticipo el valor de la retención, y así, verificamos que esta retención que nos certifican sea procedente con nuestras facturas y ese valor será efectivamente el valor a descontar.
Pero esto para qué?
- El valor llevado como descuento de impuesto por concepto de retención en la fuente debe coincidir con los certificados que soportan ese valor de descuento (Artículo 374 ET).
- No se debe llevar el valor que figura en la contabilidad porque muy seguro no cuadra con los valores certificados.
- Todos sabemos que la retención en la fuente es un anticipo sobre el año gravable donde se genera el ingreso, y sólo en ese año se debe descontar (Art 373 ET)
- Si un certificado dice año gravable 2.015, no puedo incluirlo en la declaración del año 2.016 porque no fué el año donde se genera el ingreso, y ese dinero se pierde.
Pero para finalizar, y honrar el título del artículo, hay ocasiones en que la venta se presenta en Diciembre de 2.014 (por ejemplo) y no se causó la retención, pero, ésta la certifican en Febrero de 2.015, como año gravable 2.015 porque nuestro cliente trabaja por el sistema de caja porque es una entidad pública que maneja recursos del Presupuesto General de la Nación; que hacer si ya el año 2.014 está cerrado contablemente?
- hay un concepto de la Dian (33980 de Junio de 2.005) donde en la parte final nos dice...
- "En el evento que una de las partes que celebre un contrato lleve contabilidad por el sistema de causación y la otra sea una entidad ejecutora del Presupuesto General de la Nación, la primera podrá descontar la retención en la fuente en el año en que la entidad la practique, de conformidad con las normas citadas, teniendo en cuenta que la entidad pública ejecutora del presupuesto nacional solo puede certificar la práctica de la retención una vez la efectúe."
- Pero también hay una sentencia del Consejo de Estado (que viene del Exp 18249 de Febrero de 2.012), el cual afirma lo contrario; veamos:
- "En esas condiciones, para la Sala no es procedente el argumento planteado en los actos acusados, en el sentido de exigir que la contribuyente aplique las retenciones en la fuente según sean causadas, practicadas, declaradas y pagadas por entidades sometidas al sistema de caja, pues como se explicó, las retenciones en la fuente deben estar asociadas a los ingresos y sólo es procedente su descuento en el mismo periodo en que estos se causen." (subrayado fuera de texto)
- Por lo tanto, atendiendo la sentencia del Consejo de Estado, como corte de cierre, debemos contabilizar la retención en el año del ingreso, así no correspondan los períodos gravables. Aunque, normalmente no llegamos al Consejo Estado, por lo cual termino aplicando el concepto de la DIAN.
